マンション売却時に必須!価格査定や売買契約に必要となる書類とは?

マンション売却時に必須!価格査定や売買契約に必要となる書類とは?

不動産の売買は、一般的な小売商品のように買主から代金を受け取り、品物を引き渡せば完了というものではありません。

売買を成立させるためには、買主との売買契約や、売主から買主に所有権を移動させる手続きなどが必要です。そのため売主は、あらかじめ契約や手続きに必要な書類を揃えておかなければなりません。

しかし、不動産の売却に必要な書類はとても多く、書類を紛失していたり、保管場所を忘れたりすることもあり、全ての書類を準備するには時間も手間もかかります。

また、日常生活ではなじみのない書類も多いため、はじめて売主になる人は、どこで入手するかも戸惑うのです。

そこでこのページでは、自宅の売却に必要な書類についてご紹介します。自宅の売却に必要な書類をあらかじめ知っておくことは、自宅売却をスムーズに行うコツの1つです。

とくにはじめて自宅を売りに出す人は、できるだけ早く必要書類の準備を開始するようにしましょう。早期に必要書類が揃えば、慌てることなく落ち着いて売却活動を行うことができます。

はじめに、自宅の売却で売主が準備する必要のある全ての書類をまとめてご紹介します。

自宅の売却に必要となる書類一覧

自宅を売却するための必要となる書類は「売主に関するもの」、「権利に関するもの」、「建物に関するもの」、「ローンに関するもの」4種類に区分することができます。

売主に関する書類

  • 身分証明書
  • 印鑑証明書
  • 住民票
  • 銀行口座通帳

権利に関する書類

  • 登記簿謄本(登記事項証明書)
  • 登記済権利証(権利書)または登記識別情報

建物に関する書類

  • 自宅購入の際の売買契約書と重要事項説明書
  • 固定資産税の納税通知書
  • マンションの管理規約、使用細則
  • マンション購入時のパンフレット・広告資料
  • 住宅性能評価書
  • 図面や設備の仕様書
  • 告知書(付帯設備および物件状況確認書)

売主が住宅ローンを利用している場合

  • 住宅ローン残高証明書、ローン返済予定表

このように、売主が準備しなければならない書類はたくさんあります。しかし、何に必要な書類かもわからないものもあると思います。

そこで、自宅の売却に必要な書類を種類別で詳しく説明します。
「いつ必要になのか」、「何に使うのか」、「紛失した場合はどうするか」なども詳しく説明しますので参考にしてください。

売主に関する書類

身分証明書、印鑑証明書、住民票、銀行口座通帳

不動産売買では、不正取引を防ぐために、売主が本人であるかを確認するための書類が必要になります。

身分証明書

平成20年3月1日より、不動産売買がテロ組織などの犯罪組織の資金源になることを防ぐために制定された「犯罪による収益移転防止に関する法律」が施行されています。この法律により、不動産の売買契約を結ぶ時には、必ず本人確認が必要です。

そのため、売買契約日や決済日には、必ず売主の本人確認が行われます。もしも当日に身分を証明する書類を忘れたときは、手間であっても取りに帰ることをおすすめします。

また、自宅が共有名義の場合は「名義人全員分」、代理人による契約の場合は「売主と代理人」、それぞれの身分証明書が必要です。

ただし、代理人を立てる場合のみ「顔写真付きの証明書」が求められます。

身分証明書に使用できる主な書類
運転免許証、各種健康保険証、パスポート、住民基本台帳カード、各種福祉手帳など

印鑑証明書

印鑑証明書

印鑑証明書は、登録した印鑑の印章、登録者の住所、氏名、生年月日、性別が記載されている書類。売買契約時には主に「本人確認」のために使用します。また、売主から買主に所有権を移転する登記申請にも印鑑証明は必要です。

そして、不動産の売買契約で使用する印鑑証明書には有効期限があり「3ヵ月以内に発行されたもの」でなければなりません。

通常、印鑑登録や証明書の発行は現住所の市町村役場で手続きを行います。しかし、引越しして住所が変わると転居先での再登録が必要です。

そのため「売却活動中の引越し」には要注意。売却活動中に売主が引越しすると、登記簿や売買契約書に記載されている売主の住所と印鑑証明書の内容が異なるため、スムーズに手続きができなくなります。

そこで、売主が売却活動中に引越しを予定している時は、あらかじめ不動産会社に契約書や印鑑証明書の住所について相談しておくと安心です。

住民票

住民票
住民票は通常の売買契約では不要な書類。しかし、登記簿上の住所と売主の現住所が違う場合は、登記簿上の住所を変更する手続きをするために住民票が必要です。

この住民票も印鑑証明書と同様に有効期限が定められおり「3ヵ月以内に発行されたもの」でなければなりません。書類の準備を急ぎ過ぎて期限切れにならないようにしましょう。

銀行口座通帳

売主は決済日に売却代金の残代金を受け取ります。しかし、受け取る金額が大きいため、売主が銀行振り込みを希望する場合は、振り込み先の銀行口座(通帳)が必要です。

ただし、決済日に買主から振り込まれた売却代金で、売主が住宅ローンを完済する場合は、身分証明書と銀行口座の住所を必ず同じにしておくことが大切。

なぜなら、決済日に売主が住宅ローンを完済する場合は、通常、住宅ローンの融資金融機関の担当者も決済に立ち会います。そして当日、売主の本人確認を行うからです。

もしも、売主が引越しなどの理由で身分証明書の住所変更をした場合、銀行口座の住所変更を忘れると、身分証明書と口座の住所が異なることになります。すると、そのままではローン完済の手続きができないため、口座の住所変更などの余計な手続きが増えるのです。

権利に関する書類

登記簿謄本(登記事項証明書)、登記済権利証(権利書)または登記識別情報

不動産売買では、物件の権利に関する書類はとても重要です。そのため、書類に記載されている内容は査定の評価や売買契約書の作成などに利用されます。

登記簿謄本(登記事項証明書)

登記簿謄本引用元:法務省-登記記録(登記簿)とは?

登記簿謄本は、マンション所有者(名義人)の確認や、抵当権や賃借権など、売却の障害になる権利が設定されていないかを確認するための書類です。また、物件の建物面積や建築年月日の確認などにも利用します。

登記簿謄本の入手方法は、直轄法務局の窓口だけでなく、郵送やインターネットによるオンライン申請でも入手することができます。また、登記簿謄本は不動産査定には必ず必要な書類であるため、不動産会社に書類の入手を依頼することも可能です。

しかし、売主が自宅の名義が不明であったり、自分が把握している抵当権以外にも、何か他の権利が登記されていることもあります。

このように、売主が権利関係に不安を感じるときは、不動産会社に登記簿謄本の入手を依頼せず、売主が自分で入手して事前に内容を確認しておきましょう。

※不動産登記の電子申請(オンライン申請)の詳細は法務局のHPでご確認ください。
http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/static/online_syoumei_annai.html

登記済権利証(権利書)または登記識別情報

登記識別情報引用元:wikipedia-登記識別情報

登記済権利証は一般的に「権利証」もしくは「権利書」とも呼ばれている書類。自宅を購入して所有権の取得する登記を完了すると、法務局から交付される書類です。

売主から買主に所有権を移転する登記を行う時に、登記所が本人確認のために使用します。また、不動産会社の価格査定の時にも、本人確認の書類として必要です。

ただし、平成17年から「登記済権利書」の代わりに「登記識別情報」が法務局より交付されるようになりました。そのため、自宅の価格査定を受ける時には、権利証もしくは登記識別情報のどちらかを用意する必要があります。

ところが、権利証や登記識別情報は紛失しても再発行ができないのです。

では、書類を紛失した場合はどうすればよいのでしょうか?

権利証や登記識別情報を紛失した場合

権利証や登記識別情報を紛失しても、不動産の売買契約や売主から買主に所有権を移転する登記もできます。

しかし、登記をする場合は「事前通知制度」、もしくは「本人確認制度」のいずれかの手続きが必要です。

「事前通知制度」とは、事前に所轄の登記所に申請して、登記所から登記名義人の住所に「本人限定受取郵便」で確認書類を送ってもらう制度。

登記所から届いた書類に登記の申請内容などを記入して返信した後、実際に登記を行います。
そして、郵送書類と実際の登記申請の内容が同じであれば、本人が登記申請したとみなし、登記が受け付けられるのです。

また「本人確認制度」は、司法書士や弁護士、公証人などの資格者に「本人確認情報」の書類を作成してもらう方法。
ただし、司法書士や弁護士に書類作成を依頼すると手数料がかかり、依頼先によって金額が異なるので注意しなければなりません。

ですから、書類を紛失しているときは、まずは不動産会社の担当者に相談しましょう。

建物に関する書類

  • マンション購入時の売買契約書と重要事項説明書
  • 固定資産税の納税通知書
  • マンションの管理規約、使用細則
  • マンション購入時のパンフレット・広告資料
  • 住宅性能評価書
  • 図面や設備の仕様書
  • 告知書(付帯設備および物件状況確認書

マンション購入時の売買契約書、重要事項説明書

マンション購入時の売買契約書、重要事項説明書

マンション購入時の売買契約書や重要事項説明書には、購入時の価格や物件の概要、物件に関する注意事項などが記載されています。そのため、価格査定だけでなく、売買契約書を作成する時にも参考にする書類です。

また、物件購入時の売買契約書は、自宅を売却して利益が出た時の確定申告(特に税金の控除を受ける場合)の証明書類としても必要になります。

もしも、マンション購入時の売買契約書や重要事項説明書を紛失しているときは、売主に再発行をお願いすることも方法の1つですが、まずは不動産会社に相談しましょう。

固定資産税納税通知書、および課税明細書

固定資産税納税通知書引用元:税金、社会保険の知恵袋-固定資産税納税通知書

固定資産税納税通知書とは、毎年4月上旬ごろに固定資産税を収めるために送られてくる納付書のこと。この固定資産税納税通知書には、税金額の根拠を示すために「課税明細書」も記載されているので、固定資産税の評価額や納税額を調べるために必要な書類です。

また、売買契約の決済日には、売主が先払いしている固定資産税を「日割り計算」で買主と精算しなければなりません。その時にも正確な納税額を証明するために固定資産税納税通知書が必要です。

そのため自宅を売るときは、納税後も固定資産税納税通知書は必ず残しておきましょう。

なお、固定資産税納税通知書を紛失した場合、再発行はできません。ただし、納税通知書と同じ内容が記載されている「固定資産課税台帳(土地家屋名寄帳)」の移しは市区町村の役所で入手することができます。

しかし、不動産会社が調べてくれる場合もあるので、まずは、不動産会社に相談してみてください。

マンション管理規約、使用細則

マンション管理規約、使用細則

マンションの管理規約や使用細則には、管理費や修繕積立金などの金額や、駐車場や駐輪場の利用ルール、リフォームの制限などが記載されています。これらの項目は、不動産の価格査定の参考になるため、訪問査定時には必ず用意しておかなければなりません。

また「マンションの管理規約」と「使用細則」は、物件と共に買主に引き渡す必要のある書類です。もしも、書類が紛失していたり、汚損している場合は、マンションの管理人や管理会社、管理組合などに問い合わせて、早めに再発行してもらいましょう。

マンション購入時のパンフレット・広告資料

マンション購入時のパンフレットや広告資料には、建物の形状や間取り、室内設備の詳細だけでなく、マンションのアピールポイントも記載されています。そのため、購入時のパンフレットや広告があると、査定価格が高くなることもあります。

また、購入時のパンフレットや広告があると、不動産会社の訪問査定時に、売主が物件の良さを説明しやすくもなります。ですから、マンション購入時のパンフレットや広告が残っていないか1度探してみてください。

住宅性能評価書

住宅性能評価書引用元:設計住宅性能評価書

「住宅性能評価書」とは、平成12年度から開始された「住宅性能評価制度」により、建物の耐震性や省エネルギー性などを評価した結果が記載されている書類です。

住宅性能評価が良ければ、不動産会社の査定評価のUPがかなり期待できます。ですから、マンション購入時の売買契約書などに評価書が添付されていないかを確認してみてください。

なお、住宅性能評価制度が始まる平成12年4月以前に建設されたマンションでも、免震性や耐震性、建物の強度を調べるために住宅性能評価制度を利用している可能性もあります。

もしも管理組合の総会や回覧板などで「マンションの耐震強度を調べた」と聞き覚えがあるときは、管理人さんや管理組合に評価書が交付されていないか確認してみてください。

図面、設備の仕様書

図面、設備の仕様書引用元:間取り図面

図面や設備の仕様書で、室内の寸法や形状、室内設備の配置場所、室内設備の型番や耐用年数などがわかります。そのため、図面や設備の仕様書をもとに、不動産会社は室内設備の古さや使い勝手、故障、破損がないかなどを査定時に確認します。

しかし、価格査定の時に不動産会社に室内設備の故障や破損などが見つかると、査定には不利です。ですが、室内設備の故障や破損などの不具合を不動産会社や買主に隠したまま自宅を売却すると、後にトラブルになる原因になります。

ですから自宅の査定を受ける時は、むしろ売主から室内設備の不具合を申し出て、修繕やリフォームの必要性などを相談するようにしましょう。

たとえ査定価格が多少不利になっても、正直に室内の不具合を相談することで、親切な不動産会社であれば、売却を有利にする適切なアドバイスをしてくれます。

告知書(付帯設備表及び状況確認書)

付帯設備表及び状況確認書引用元:動産社.com-付帯設備及び物件状況確認書

告知書(付帯設備表及び状況確認書)は「室内設備の有無・数量」や「撤去するかどうかの取り扱い」、「故障の有無」などを記載した書類です。ただし、この書類は売主が作成します。

中古マンションなどの居住用物件を売却する時には、照明器具やエアコンなどを設置したまま売却することもあります。しかし、設備の撤去や処分、故障や不具合などをあらかじめ明確にしておかないと、売買契約時や物件引き渡し後のトラブルになるのです。

つまり告知書は、物件を引渡した後の売主の修理責任の回避や、売買トラブルを予防するための大切な書類。不動産会社によっては専用用紙が用意されているので、面倒な作用ではありますが、できるだけ早く作成するようにしましょう。

住宅ローンに関する書類

住宅ローン残高証明書、ローン返済予定表
売主が住宅ローンを利用している場合は、ローンの残債額や返済計画がわかる書類が必要です。

住宅ローン残高証明書、ローン返済予定表

ローン返済予定表引用元:価格.com-「返済予定表」から何がわかる?

売主が住宅ローンを利用しているときは、ローン残高がわかる残高証明書や返済予定表を訪問査定時に不動産会社に提出する必要があります。しかし、住宅ローンの残債額は個人情報。そのためローンの残債額を他人には知られたくないと思う人もいると思います。

ところが、不動産はローンが残った状態のままでは売却できません。なぜなら、住宅ローンを返済中の物件には融資金融機関が設定した「抵当権」が登記されているからです。

「抵当権」とは、住宅ローンなどでお金を借りた時に、ローンを融資した金融機関が融資物件を担保として確保するための権利。つまり「抵当権」が設定されている限り、売主が融資物件である自宅を勝手に売ることはできないのです。

そのため不動産会社は、訪問査定で売却価格を査定するだけでなく、売買契約時に住宅ローンを完済して抵当権が外せるかどうかも調べます。

ここまで、売主が準備しておく必要のある書類をご紹介してきました。では、これらの書類はいつまでに準備すればよいのでしょうか?

自宅売却の手順において、売主が書類を準備しなければならないのは、主に「訪問査定」、「売買契約日」、「決済日」の時。そこで、それぞれの手続きで必要となる書類をまとめてご紹介します。

訪問査定の時に必要となる書類

自宅の売り出し価格を決める時には、不動産会社に自宅に来てもらい、外観や室内を査定して貰う「訪問査定」が必要です。

しかし、不動産会社は物件を見ただけでは正確な価格査定ができません。なぜなら、マンションの寸法や耐震性など、目には見えない資産価値の評価項目が数多くあるからです。

また、訪問査定は資産価値を査定するだけではありません。売却物件に建築基準法など法律の制限がないか、抵当権などの売却に障害になる登記がないかなど、売却が可能かどうかも査定時に判断します。

そのため売主は、訪問査定が行われるまでに建物の詳細がわかる図面などの資料や、権利関係がわかる登記簿など、様々な書類を揃えておかなければならないのです。

訪問査定日までに準備しておくべき主な書類
売主が訪問査定前までに用意しておくべき書類は主に9種類あります。

  1. 登記簿謄本(登記事項証明書)
  2. 登記済権利証(権利書)または登記識別情報
  3. マンション購入時の売買契約書、重要事項説明書
  4. マンション購入時のパンフレット・広告資料
  5. マンション管理規約、使用細則
  6. 図面や設備の仕様書
  7. 固定資産税納税通知書、および課税明細書
  8. 住宅性能評価書(交付されていない物件もあります)
  9. 住宅ローン残高証明書、ローン返済予定表(住宅ローン返済中の場合)

以上の書類が全て揃っていなくても訪問査定を受けることはできます。しかし、書類がないことで不動産会社の査定価格が低く見積もられてしまうこともあります。

そのため、物件の良さをアピールできる「住宅性能評価書」や「マンション購入時のパンフレットや広告資料」などは、できるだけ訪問査定前に準備しておきましょう。

売買契約に必要な主な書類

訪問査定時に書類が揃っていれば、売主が新たに準備する書類はそれほど多くはありません。

売買契約日までに準備しておくべき主な書類

売買契約日に必要となる書類は、主に4つあります。

  1. 身分証明書(共有名義人がいる場合は全員必要)
  2. 告知書(付帯設備表及び状況確認書)
  3. 登記済み権利証(権利書)または登記識別情報
  4. 固定資産税納税通知書

「告知書」は売買契約日までに売主が作成しなければならない書類です。しかし、書類の作成には時間がかかることもありますので、できるだけ早くから準備しておきましょう。

また、告知書は不動産の売買トラブルを防ぐためにとても大切な書類でもあります。できるだけ詳しく作成することをおすすめします。

なお、売買契約を代理人に依頼する場合は、以下の書類も必要です。

売主本人が売買契約日に立ち会えない場合

  1. 売主と代理人の本人確認書類(顔写真付きの身分証明書)
  2. 売主から代理人に対する委任状(売主の自署と実印を押印)
  3. 本人と代理人の印鑑証明書(3か月以内に発行されたもの)

「委任状」は不動産会社が用紙を用意しているところもありますので、事前に担当者に相談してみてください。

決済日に必要な書類

決済日は、売買契約書の最終確認や残代金の精算、物件の鍵の引渡しなど、不動産取引を完全に完了させる日。

そのため、決済日には売買契約書の内容を確認するための書類が必要です。また、買主に自宅の鍵と共に、管理規約などの物件に関する各種書類も引渡す必要もあります。

もしも、決済日に必要書類が揃っていない、もしくは売主が書類を忘れたときは、手続きが延期になることもあります。

したがって売主は、有効期限のある証明書類以外はできるだけ早めに揃えておきましょう。そして、決済日の当日には忘れ物をしないように確認が必要です。

決済日までに準備しておくべき主な書類
決済日の当日に売主が持参する書類は主に6種類あります。

  1. 身分証明書
  2. 印鑑証明書(3か月以内に発行のもの、共有名義人も必要)
  3. 登記済権利証(権利書)または登記識別情報
  4. 管理規約や使用細則など、買主に引き渡す物件に関する各種書類
  5. 預金通帳(売買代金を振り込みで受け取る場合のみ)
  6. 住民票(登記簿と売主の住所が違う場合のみ)

ここまで、自宅の売却に必要な書類をご紹介してきましたが、あまりの必要書類の多さに驚いた方もいるかもしれません。

しかし売主が準備する書類は、あらかじめ不動産会社の担当者が教えてくれますし、親切な担当者であれば書類を準備するお手伝いもしてくれます。

もしも、訪問査定を受ける不動産会社がまだ決まっていないという人は、無料で手軽に利用できるインターネットの一括査定サイトを利用してみてください。

一括査定サイトには、営業実績の高い不動産会社が数多く登録されているので、できるだけ数多くの不動産会社に査定依頼するようにしましょう。
すると、必要書類の準備を手伝ってくれるような親切な担当者を見つけやすくなります。

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